Ao fazer um relatório de vendas, a maioria dos profissionais acreditam que quanto mais informações incluir, melhor. Porém, nem sempre um relatório lotado de dados é o formato mais eficiente.
Sabemos que hoje em dia, tempo é cada vez mais precioso e escasso, não é mesmo? Por isso, ao fazer um documento que precise relatar algo, é importante que seja objetivo, claro e assertivo, principalmente se for apresentá-lo a seu gestor, que é uma pessoa que provavelmente terá pouco tempo disponível,
O ideal que a leitura do relatório de vendas não seja cansativa nem muito extensa. Assim, vale analisar todas as informações que você tem à sua disposição, para verificar quais são realmente importantes e que sejam imprescindíveis. O que não for relevante, deixe de fora.
Se você possui dificuldade em elaborar um relatório sempre que é solicitado, continue lendo este post. Aqui você vai aprender a fazer um relatório de vendas com as informações necessárias, como colher dados de maneira segura e como apresentá-los de forma satisfatória.
Relatório de vendas – O que é exatamente?
A princípio o relatório de vendas é um documento com as informações mais importantes da equipe comercial. Bem como: análise da carteira de clientes, ticket médio dos negócios fechados e performance de atuação dos vendedores.
Geralmente, os relatórios são solicitados conforme necessidade da área. Mas, na maioria das vezes são entregues no fechamento de cada mês ou mais detalhadamente a cada trimestre, semestre ou anual. Neste último caso, com a finalidade de ajudar no planejamento dos próximos passos para o ano seguinte.
Por que o relatório é importante para a empresa?
O relatório de vendas é uma das melhores maneiras de visualizar de forma clara os pontos a melhorar e os bons resultados do processo de vendas da empresa. Através dele é possível dar diagnósticos mais assertivos através de dados e indicadores e criar planos de ação mais estratégicos.
Além claro, de manter uma comunicação direta e alinhada entre time de vendas, o gestor comercial e a diretoria da empresa.
Como fazer um relatório de vendas eficiente
Saiba quais são seus objetivos
Antes de tudo é preciso saber de forma clara quais são seus objetivos com o relatório.
Entender quais oportunidades devem ser mais exploradas, checar a saúde da carteira de clientes, analisar a performance do time de vendas e acompanhar o ciclo de vendas da empresa são alguns objetivos que podem ser analisados, por exemplo. Mas, vale checar quais as necessidades da empresa daquele momento e a partir daí, levantar os dados e elaborar o relatório.
Defina as métricas de acordo com o objetivo principal
Após definido o objetivo do relatório, é hora de escolher as métricas a serem analisadas. Ou seja, selecione as métricas tenham uma relação com o ponto a ser analisado.
Os indicadores de vendas mais utilizados são: Número total de pedidos, faturamento mensal, ticket médio, pedidos por cliente e ROI (Retorno sobre o Investimento).
A linguagem deve ser clara e objetiva
Primeiramente, ao elaborar um relatório você sempre deve saber quem receberá e quais informações são mais relevantes para este público. Portanto adeque a linguagem e seja o mais claro e objetivo possível. Lembre-se que não é a quantidade de informação contida nele que o tornará bom e sim a qualidade.
Como todo bom texto, comece uma introdução falando sobre do que se trata o relatório. Depois, coloque um desenvolvimento, que nada mais é do que todas os dados coletados e organizados de forma clara, e por fim uma conclusão com os pontos mais importantes.
Ilustrações, infográficos e tabelas também são ótimos para organizar os dados de forma mais visual e simplificada.
É possível evitar erros no relatório de vendas?
Sim, é possível! E, para que os erros nos relatórios da sua empresa sejam evitados, fique atento aos seguintes detalhes:
- Manter um padrão – Se cada profissional de vendas fizer um relatório de uma maneira diferente, irá dificultar a interpretação das informações e pode gerar erros e dados desconexos. Sendo assim, vale padronizar os relatórios para evitar problemas futuros;
- Automatizar os processos – Outro ponto que vale atenção é a coleta de dados feita de forma manual. Coletar diversas informações e de várias fontes diferentes pode ser cansativo. Ao automatizar processos como esse por exemplo, pode evitar falha humana e diminuir o tempo gasto com essa atividade. Uma ferramenta que pode ajudar muito nesse processo é o CRM.
- Definir prazos para entregar – Definir o prazo de entrega com que solicitou o relatório, é essencial para que você possa se organizar, tendo em vista que você têm outras demandas para cumprir. Ter tempo hábil para coletar os dados e montar o relatório é um dos fatores que vai determinar a entrega de um projeto de qualidade. Faça um planejamento e um cronograma para que você possa fazer todas as etapas aos poucos. Afinal, são dos relatórios entregues que muitas decisões da empresa podem ser tomadas.
Gostou das dicas? E, você já considerou contratar uma consultoria externa para ajudar sua empresa na área comercial? A Nerus Sales pode ajudar. Clique aqui e fale com um dos nossos representantes.